Wat zijn de controlebevoegdheden van de fiscus als hij zijn bezoek niet heeft aangekondigd?

1. Wanneer mag uw controleur onverwachts langskomen?

1.1. Mag uw controleur eigenlijk wel onverwachts langskomen?

Noch inzake de directe belastingen, noch inzake de btw bestaat er een bepaling die de controleambtenaren verplicht om hun bezoek vooraf aan te kondigen.

Nochtans wordt een onverwachtse controle vanuit efficiëntieoverwegingen niet aangemoedigd door de interne richtlijnen van de fiscus zelf. Volgens de administratieve richtlijnen is een niet-aangekondigde controle enkel opportuun om de volgende zaken na te kijken:

a.      de inschrijvingen in het dagontvangstenboek;

b.      wanneer er aanwijzingen zijn dat de belastingplichtige fraudeert en bij een onverwachtse controle de mogelijkheid bestaat om hem te ‘verrassen’. Dit is bv. het geval bij handelingen zonder factuur.

De beslissing of een niet-aangekondigde controle aangewezen is, is de verantwoordelijkheid van het diensthoofd.

Ook inzake de btw wordt er aangenomen dat er enkel buiten de normale werkuren gecontroleerd kan worden in de mate waarin er ernstige vermoedens bestaan dat er buiten de normale uren niet-aangegeven activiteiten verricht worden.

Niettegenstaande er dus in principe geen rem staat op onverwachtse controles, zijn er toch een aantal beperkingen waarmee uw controleur rekening moet houden.

1.2. Mag uw controleur enkel tijdens de werkuren langskomen?

Een belastingcontrole ‘ter plaatse’ (in de beroepslokalen) mag enkel uitgevoerd worden tijdens de uren waarop er een werkzaamheid uitgeoefend wordt. Dit hoeft niet noodzakelijk tijdens de normale werkuren of openingsuren te zijn. Het volstaat ook dat de eigenlijke activiteit niet uitgeoefend wordt, maar dat men bv. aan de boekhouding werkt (Comm. IB 319/8). Zolang u dus bezig bent, mag de controleur binnen.

De fiscus heeft alleen toegang tot particuliere woningen of bewoonde lokalen tussen 5 uur ’s ochtends en 9 uur ’s avonds en met een machtiging van een rechter van de politierechtbank (art. 319, lid 2 WIB 92).

Let op! Als de maatschappelijke zetel gevestigd is in uw privéwoning, dan is dit voldoende voor een politierechter om de machtiging tot visitatie uit te breiden tot de bewoonde gedeelten van het pand (Cass.,17.12.2019).

1.3. Mag uw controleur ook tijdens het weekend langskomen?

Bepaalde argwanende controleurs doen zelfs tijdens het weekend vaststellingen. Op zich is dit geen probleem, op voorwaarde dat uw zaak open is. De controleur mag niet verwachten dat u bv. terugkeert van uw weekend of vakantie aan zee om uw zaak te openen.

De controles kunnen toevallig zijn, bv. wanneer de controleur gezellig een dagje gaat winkelen met zijn vrouw. Hij geeft zijn ogen dan goed de kost en hij noteert alles wat hem nuttig lijkt voor een latere taxatie.

De controles kunnen echter evengoed doelgericht zijn. De controleur kan er dus speciaal op uit trekken tijdens het weekend om echte controles te doen, bv. met het oog op een later, grondig onderzoek. Heeft u bv. een eenmanszaak en ziet hij uw wagen (waarop reclame staat) ergens aan zee, dan kan hij dat aangrijpen om de omvang van het beroepsmatige gebruik van die wagen te betwisten.

Hij zal zijn vaststellingen overigens ook doorgeven aan zijn collega’s (de belastingcontroleur geeft het bv. door aan zijn collega van de Btw en omgekeerd).

1.4. Mag uw controleur iets doen als hij ‘toevallig’ (bv. als particuliere klant) langskomt?

De controleur mag in het weekend in principe alles doen wat hij ook tijdens zijn ‘normale’ werkuren mag doen, dus ook een inzage van uw boekhouding vragen, de aflevering van ontvangstbewijzen nagaan (zoals btw-bonnetjes in de horecasector), kijken of u wel een factuur uitreikt aan professionele klanten die zich proberen voor te doen als particulieren, de inventaris controleren, enz.

De waarde van vaststellingen in het weekend is net dezelfde als die van vaststellingen tijdens de week.

De opsporingsdiensten hebben zelfs de specifieke opdracht om vaststellingen te doen in het weekend en ’s avonds. Zo talrijk zijn die echter niet en ze richten zich in de eerste plaats op opvallende evenementen (bv. beurzen, happenings, ...). Krijgt u ze toch over de vloer, dan kan dat vervelend zijn, maar het hoeft niet per se een probleem te zijn.

1.5. Wat is de waarde van de vaststellingen die uw controleur tijdens een toevallige passage doet?

De waarde van die vaststellingen is beperkt tot het moment waarop ze gedaan zijn.

Voorbeeld

Heeft de controleur bv. gezien dat op een bepaalde zaterdag 200 klanten uw zaak bezocht hebben, dan zal hij er maar al te graag van uitgaan dat elke zaterdag zo’n voltreffer is. Dat mag hij echter niet doen!

De controleur mag er alleen van uitgaan dat die talrijke klanten enkel op die bepaalde zaterdag langs geweest zijn en dus niet dat het elke zaterdag zo is. Die zaterdag kan bv. uw opendeurdag geweest zijn of net in de koopjesperiode vallen. Die dag is m.a.w. zeker niet representatief voor een volledig jaar. Bovendien bewijst het bezoek van klanten niet dat die klanten ook echt iets gekocht hebben. Er zijn er altijd die enkel eens komen kijken zonder dat zij hun portefeuille opendoen...

2. Wat mag uw controleur concreet doen wanneer hij langskomt?

2.1. Mag uw controleur ook zonder uw toestemming binnenkomen?

Wanneer uw zaak toegankelijk is voor het publiek, mogen controleurs – net zoals elke andere bezoeker – gewoon rondkijken zonder zich kenbaar te maken.

Vraagt de controleur echter bv. inzage in uw boekhouding of toegang tot uw magazijn, dan is het logisch dat hij zijn aanstellingsbewijs toont. Een controle zonder aanstellingsbewijs is immers ongeldig (rb. Luik, 29.10.2003).

2.2. Moet uw controleur zich legitimeren?

De wet verplicht de ambtenaren dat zij voorzien zijn van hun aanstellingsbewijs (art. 319, lid 1 WIB 92).

Wanneer een controleur zijn identiteit en functie bekendgemaakt heeft en u hem de toegang gegeven heeft tot uw beroepslokalen, kunt u later de regelmatigheid van het bezoek van die ambtenaar niet meer aanvechten. Dit werd duidelijk gemaakt door het Hof van Cassatie (Cass., 17.02.2005).

Wanneer u de controleur toegang verleend heeft tot uw beroepslokalen, maar zijn aanstellingsbewijs niet expliciet gevraagd heeft, dan heeft u in feite ingestemd met de plaatsbezichtiging. In dat geval kunt u het feit dat die ambtenaar zijn aanstellingsbewijs niet uit eigen beweging voorgelegd heeft, niet inroepen als reden om de plaatsbezichtiging onregelmatig te laten bevinden. Ook dit werd gevonnist door het hoogste rechtscollege (Cass., 12.09.2008).

Het aanstellingsbewijs moet dus niet ‘spontaan’ getoond worden. De wet eist enkel dat de ambtenaar voorzien moet zijn van zijn aanstellingsbewijs. De controleur moet zijn bewijs dus gewoon op zak hebben.

U mag niet aan uw controleur vragen om een kopie te mogen nemen van het aanstellingsbewijs. Wilt u weten met wie u te maken heeft, dan kunt u dus maar beter goed kijken naar het aanstellingsbewijs en de naam onthouden van de controleur en die achteraf zo snel mogelijk noteren. Bij extreem wangedrag van uw belastingcontroleur kunt u dan later een klacht indienen bij de gewestelijk directeur.

 

2.3. Mag uw controleur uw boeken inkijken?

Ja. Dat kunt u uiteraard niet weigeren.

De wetgeving inzake de btw verplicht u om uw boeken, facturen en stukken te bewaren en om die op ieder verzoek van de controleur ter inzage voor te leggen, weliswaar zonder verplaatsing (art. 61, §1, lid 2 W.Btw).

Inzake de belastingen heeft de wetgeving de controleur het recht gegeven om ter plaatse een inzage te doen van uw boekhouding (art. 315 WIB 92). U moet immers alle boeken en stukken bijhouden die noodzakelijk zijn om uw belastbare inkomsten te bepalen en dat tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

U moet uw boeken en stukken bewaren in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander bedrijfslokaal of privélokaal waarin of waarnaar ze gehouden, opgesteld of toegezonden worden (art. 315, lid 3 WIB 92).

 

2.4. Mag uw controleur ook documenten inkijken die niet echt tot uw boekhouding behoren, maar bv. toevallig rondslingeren in bv. uw atelier, winkel, kantoor, ...?

Ja! Tegenwoordig mag zowel de btw-controleur als de belastingcontroleur alle documenten inkijken die hij in uw onderneming aantreft, d.w.z. die hij vindt zonder dat hij daarvoor actieve handelingen (zoals het opentrekken van kasten) moet stellen. Deze documenten kan de controleur zelf onderzoeken, zonder dat u daartoe voorafgaandelijk uw toestemming gegeven heeft.

De plicht tot voorlegging is niet enkel beperkt tot de wettelijk verplicht bij te houden boekhoudkundige stukken. Het geldt ook voor alle andere stukken die een licht werpen op de organisatie van uw onderneming en op de manier waarop u uw boekhouding voert, zoals prijsoffertes, bestel- en leveringsbonnen, vervoerdocumenten, werkfiches, afsprakenboeken, telefoonrekeningen, huurcontracten, arbeidsovereenkomsten, agenda’s, ...

Het vroegere verschil in onderzoeksbevoegdheden tussen de Directe Belastingen en de Btw bestaat niet meer.

De onderzoeksbevoegdheden van uw belastingcontroleur en van uw btw-controleur zijn gelijkgeschakeld door een aanpassing van de betreffende wetgeving (art. 319 WIB 92, zoals gewijzigd door de wet van 19.05.2010).

Sinds de wet van 19 mei 2010 hebben ook de belastingambtenaren expliciet het recht om bij een controle ter plaatse de boeken en stukken in te kijken die zich bevinden in uw beroepslokalen, zonder dat zij daarvoor eerst aan u de toestemming moeten vragen. Ze mogen dus inkijken en onderzoeken zoals de ambtenaren van de Btw dat al jaren doen.

 

2.5. Mag uw controleur uw agenda inkijken (ook als dat bv. een elektronische agenda in Outlook is)?

Op basis van het gewijzigde artikel 319, lid 1 WIB 92 mogen ambtenaren van de Directe Belastingen, net zoals hun collega’s van de Btw, alle documenten bekijken die ze in een beroepslokaal aantreffen, dus ook uw (elektronische) agenda als die zich in een beroepslokaal bevindt.

Als uw agenda in uw smartphone of in uw iPad zit, dan mag de controleur u vragen om die te tonen, want u gebruikt uw smartphone of uw iPad in die omstandigheden beroepsmatig.

 

2.6. Mag uw controleur uw adresboekje inkijken?

Op basis van het gewijzigde artikel 319, lid 1 WIB 92 mogen zowel belastingambtenaren als hun btw-collega’s, alle boeken en stukken onderzoeken die zich in de beroepslokalen bevinden, dus ook uw adresboekje als dat in een beroepslokaal ligt.

 

2.7. Mag uw controleur laden en kasten opentrekken?

Neen! De controleur mag niet actief uw beroepslokaal ondersteboven halen. Het fiscale toegangsrecht is geen administratief huiszoekingsrecht!

De controleur mag wel alles doorzoeken wat binnen zijn gezichtsveld staat in een bedrijfslokaal. De controleur kan dus kennisnemen van alle stukken die ‘ter beschikking staan’ in de beroepslokalen.

Dit werd in 2003 bevestigd door het Hof van Cassatie. In deze zaak had de BBI een onderzoek uitgevoerd in de bedrijfsgebouwen van een onderneming en hierbij notitieboekjes uit een lade van een bureau gehaald en deze boekjes doorgenomen zonder toestemming van iemand van het bedrijf. Die boekjes bevatten een pak bezwarende informatie.

Op basis van deze bekomen informatie werd er later een gerechtelijk onderzoek gestart. Volgens het Hof van Cassatie ging de fiscus zijn boekje niet te buiten. Het Hof verwees naar artikel 63, lid 1, 1° W.Btw dat toelaat om bij een fiscale visitatie na te gaan welke stukken er zich bevinden in de bedrijfsruimtes en deze stukken te onderzoeken zonder vooraf om de voorlegging ervan te verzoeken (Cass., 16.12.2003).

In die optiek mag de controleur dus wel degelijk een kaft die op een rek staat ter hand nemen. Hij mag ook op eigen houtje een map nemen die op uw bureau ligt of die hij in een open kast ziet staan.

Mag uw controleur echter ook uw gesloten kasten en bureauladen openen om er documenten uit te halen en de inhoud ervan te bekijken? Neen. Van een kaft die in een gesloten kast of in een archief staat, moet de controleur afblijven, want zijn bezoekrecht is niet te beschouwen als een huiszoekingsrecht.

Een fiscale controle is geen actief zoekrecht en al helemaal geen huiszoeking. De fiscus beschikt enkel over een ‘bezoekrecht’ en niet over een ‘huiszoekingsrecht’. Bij een plaatsbezoek actief zoeken naar documenten die men niet ziet liggen, zou ingaan tegen de wil van de wetgever.

 

Rechtspraak

Er bestaat ook rechtspraak van het hof van beroep Antwerpen dat het verbod op een niet-toegelaten huiszoeking ondersteund heeft.

In deze zaak bracht de BBI samen met de sociale inspectie een bezoek aan een restauranthouder. De ambtenaren doorzochten daarbij eerst de keuken van het restaurant en vervolgens de kantoorruimte van de uitbater. Ze hadden daarbij de bureauladen van de uitbater opengetrokken en op die manier bezwarende documenten ontdekt.

Uit die documenten bleek er een veel hogere omzet te zijn dan er aangegeven werd. De BBI speelde deze informatie door aan de Btw, die vervolgens overging tot een btw-heffing. Volgens het hof van beroep hadden de ambtenaren niet het recht om over te gaan tot een fiscale huiszoeking. Ze hebben dus de regels inzake het bezoekrecht geschonden en daarom werd de taxatie vernietigd (Antwerpen, 22.05.2000).

Een echte huiszoeking kan alleen na het afleveren van een machtiging door de politierechter of (als er in het kanton geen politierechter is) van de vrederechter. Dit is een zeer uitzonderlijke situatie.

Let op! De controleur kan u wel vragen of u die bepaalde lade of kast wilt openen...

 

2.8. Mag uw controleur in uw auto, bestelwagen of vrachtwagen kijken?

Om de kilometerstand op de teller van het rollend materieel vast te stellen, heeft de controleur toegang tot uw personenwagens, bestelwagens of vrachtwagens die u gebruikt voor de uitoefening van uw beroepswerkzaamheid, zelfs al gebruikt u die voertuigen slechts gedeeltelijk voor uw beroep (Comm. IB 319/6).

 

2.9. Mag uw controleur in uw vuilnisbakken kijken?

Zomaar vuilnisbakken of vuilniscontainers omvergooien en de inhoud ervan onderzoeken, mag uw controleur niet.

Voorbeeld

Een carwashuitbater krijgt een aangekondigde controle. Tijdens de controle worden de boeken van de btw-bonnetjes grondig geanalyseerd. Plots tovert de btw-controleur een vijftal blanco bonnetjes tevoorschijn.

Hoe raakten zij aan die informatie? Wel, de belastingambtenaren dachten het spel slim te spelen en hadden twee weken vóór de controle op een avond de carwash bezocht. Toen hadden ze de gesloten vuilniscontainer op de parking van de uitbater doorzocht.

Dit kan dus helemaal niet! Een belastingcontrole is geen huiszoeking. Die twee ambtenaren hebben hun handen dus voor niets vuilgemaakt.

Een echte huiszoeking kan enkel en alleen na het afleveren van een machtiging door de politierechter of (als er in het kanton geen politierechter is) door de vrederechter. Dit is echter een zeer uitzonderlijke situatie.

 

2.10. Mag uw controleur eisen dat u hem veiligheidskledij geeft om bv. in uw fabriek te gaan kijken?

Stel dat een belastingcontroleur een ruimte wil betreden (bv. een fabriekshal) waarin veiligheidskledij noodzakelijk is. Kunt u dan zeggen: “Sorry, ik heb geen veiligheidshelm meer, kom morgen eens terug.”

Neen, als beschermingskledij noodzakelijk is om de beroepslokalen te betreden, dan bent u verplicht om deze aangepaste beschermingskledij ter beschikking te stellen aan de controlerende ambtenaar (parl. vr. nr. 122, Goemans, 1971-72).

 

2.11. Mag uw controleur foto’s nemen?

Tijdens een bezoek mogen de ambtenaren volgens de minister van Financiën foto’s nemen van de beroepslokalen en ook ander beeldmateriaal nemen – al dan niet digitaal – zonder evenwel de privacy van private personen te schenden (parl. vr. nr. 86, 11.07.2005).

 

2.12. Mag uw controleur zelf op uw pc rondneuzen?

Neen. De controleur mag zich niet achter uw bureau nestelen en zelf beginnen te tokkelen op uw pc en uw computer uitvlooien, want dan zou hij zelf bepaalde bestanden of programma’s kunnen manipuleren. De controleur moet aan u dus vragen of u hem bepaalde gegevens wilt tonen.

Als uw belastingcontroleur echter inzage eist in uw bedrijfscomputer, dan moet u hem dat toelaten. Dit werd bevestigd door de rechter (rb. Brugge, 26.10.2011). Dat gaat zelfs zover dat hij computerbestanden van uw harde schijf mag kopiëren naar een gegevensdrager, zelfs zonder uw expliciete toelating! Alles wat de fiscus niet hoeft te weten, bewaart u dus het best niet op uw bedrijfscomputer. Gebruik bij voorkeur voor uw privédoeleinden een andere pc, die in uw privéruimte staat. Ook een usb-stick kan handig zijn...

Hetzelfde principe geldt voor uw smartphone of uw iPad die u gekocht heeft op de zaak. Als u deze toestellen beroepsmatig gebruikt, dan moet u de controleur de beroepsmatige applicaties tonen als hij daar inzage in vraagt. Geef hem echter niet zomaar uw smartphone of iPad in handen...

 

2.13. Mag uw controleur op de pc van uw werknemers rondneuzen?

De controleur mag zelf niet achter het scherm van de pc van uw werknemers gaan zitten. Hij mag wel vragen om bepaalde bestanden te tonen die zich bevinden op de bedrijfscomputer van uw werknemers.

Als de controleur ziet dat er op de bedrijfs-pc van uw werknemer inderdaad privébestanden staan, zal hij daaruit veronderstellen dat uw werknemer de computer ook voor privédoeleinden gebruikt (wat niet ongebruikelijk is als uw werknemers bv. op een laptop werken). Hij zal uw werknemer dan ook willen belasten op een voordeel alle aard voor dat privégebruik.

 

2.14. Mag uw controleur ook privébestanden (bv. uw vakantiefoto’s) inkijken die u op uw beroepsmatige pc bewaart?

Als u op een beroepsmatig gebruikte pc ook privébestanden opslaat, dan mag de controleur u niet vragen om die te openen of een kopie van u eisen. Dit heeft de minister van Financiën duidelijk gemaakt in antwoord op een parlementaire vraag, denk bv. aan stukken met de gezinsbestedingen (parl. vr. nr. 3-4.236, Vandermeersch, 02.02.2006).

De controleur mag ook niet zelf achter uw pc plaatsnemen en rondneuzen in uw bestanden. U bedient de computer dus. Staat er op uw pc een bestandje met de naam ‘privé’, dan kan de controleur u vragen of deze bestanden een onderdeel vormen van uw boekhouding. Als u antwoordt: “Neen, dit is privé”, dan is de kous daarmee af.

Net zoals de controleur in uw bedrijf ook niet zomaar uw gesloten kasten of schuiven mag opentrekken, mag dit net zomin op uw pc. Denk eraan dat een belastingcontrole immers geen huiszoeking is.

Bij een belastingcontrole mag de controleur van de Directe Belastingen u vragen om bepaalde boekhoudkundige stukken voor te leggen, zo bv. uw aankoopfacturen, uw offertes, uw creditnota’s, ... De controleur moet wel degelijk gerichte vragen stellen. Hij moet dus vragen naar boekhoudkundige stukken die u hem dan gewoon overhandigt.

De controleur kan geen kopieën eisen van privébestanden op een beroepsmatig gebruikte pc.

Let op! Als de controleur op uw beroepsmatig gebruikte pc echter de loutere aanwezigheid van privébestanden ziet, zoals uw vakantiefoto’s, dan zal de controleur uit die vaststelling het privégebruik van uw bedrijfscomputer afleiden. Bent u de bedrijfsleider van de vennootschap, dan zal de controleur een voordeel alle aard bij u belasten voor dat privégebruik. Heeft u een eenmanszaak, dan zal de controleur wellicht een deel van de ingebrachte kosten van die computer verwerpen.

Bewaar uw privébestanden bv. op een usb-stick in plaats van op de harde schijf van uw bedrijfscomputer. Er staat dan enkel en alleen beroepsmatige informatie op uw pc. Er is dan geen sprake van enig privégebruik.

 

2.15. Mag uw controleur (met uw kopieermachine) kopieën maken van bepaalde stukken?

Het fiscale boekenonderzoek beperkt zich tot de inzage van de gevraagde stukken en bescheiden. Strikt genomen moet u dus enkel uw boeken voorleggen ter inzage. De controleur kan in de regel niet eisen dat u van bepaalde boeken of stukken fotokopieën maakt of hem fotokopieën daarvan zou overhandigen.

Niets belet u echter om hiervan af te wijken. In de praktijk doen de meeste belastingplichtigen daar niet moeilijk over als het niet gaat over bezwarende informatie. Zij maken dan zelf de nodige fotokopieën van de documenten uit de boekhouding die de controleur vraagt.

 

2.16. Mag uw controleur een kopie of een uitprint vragen van gegevens die u digitaal bewaart?

Ja. Dit is dus een groot verschil met de manueel gehouden boeken.

In de btw-wetgeving staat er onomwonden dat “de Btw-Administratie een kopie mag behouden... ” (art. 61, §2 W.Btw). Hier is dan ook weinig discussie over mogelijk.

In het Wetboek Inkomstenbelastingen staat er dat “als men een beroep doet op een computersysteem waarvan de voorlegging vereist is, men op verzoek van de fiscus de dossiers, alsook de informatiedragers (bv. diskettes), ter inzage moet voorleggen. Op verzoek moeten er kopieën gemaakt worden...” (art. 315bis WIB 92).

Wanneer u uw boeken via een geïnformatiseerd systeem bewaart, heeft uw controleur dus het recht om hem kopieën van die computerboekhouding te laten overhandigen in de door hem gewenste vorm. De controleur kan dus een uitprint vragen van het geheel of een deel van de relevante gegevens die u digitaal opgeslagen heeft in een computersysteem.

 

2.17. Mag uw controleur de originele dragers van uw digitaal bewaarde stukken meenemen naar zijn bureau?

Neen. Van de originele dragers van uw digitaal bewaarde gegevens moet uw controleur afblijven. Die mag hij dus zeker niet meenemen, want er zit een licentie op de software.

Onlangs is er gevonnist dat computers geen ‘boeken of bescheiden’ zijn. Bijgevolg geeft het recht om boeken en bescheiden te onderzoeken de ambtenaren niet het recht om zonder uw toestemming uw computers te onderzoeken en kopieën te maken van de bestanden die zij op deze computer aantreffen (rb. Leuven, 06.02.2015). Volgens deze rechtbank moet de wetgever artikel 319 WIB 92 maar aanpassen wanneer hij het nodig acht dat, gelet op de technologische evolutie, de ambtenaren van de belastingadministratie die een onderzoek doen in de beroepslokalen met toepassing van artikel 319 WIB 92, kopieën moeten kunnen nemen van alle computerbestanden die zij in die beroepslokalen aantreffen zonder de toestemming van de belastingplichtige te vragen.

Let op! Dit is slechts een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg. Het is dus wachten op uitspraken van hogere rechtbanken om meer zekerheid te krijgen omtrent dit standpunt.

De btw-controleur kan wel aan u vragen om kopieën van de digitale gegevens (niet van de programma’s) op zijn uitrusting en in zijn bijzijn te maken in de vorm die de ambtenaar wenst. De controleur kan zelf verzoeken om bepaalde informaticabewerkingen te doen die hij nodig acht voor de exploitatie van uw computersysteem.

Inzake de inkomstenbelastingen blijkt er nergens uit de toepasselijke wettekst dat deze kopieën ook effectief meegenomen mogen worden. Ook als het om een niet-geautomatiseerde boekhouding gaat, is de wet duidelijk: “De boeken en de bescheiden moeten voorgelegd worden zonder verplaatsing... ” (art. 315 WIB 92). U kunt dan opwerpen: “Waarom zou dit voor een computerboekhouding dan anders zijn?”

De fiscus van zijn kant twijfelt niet. De fiscus schrijft in een circulaire dat het “vanzelf spreekt dat de ambtenaren de gevraagde kopieën mogen bijhouden”. Onder ‘bijhouden’ verstaat men dan ‘meenemen’ (Ci.RH. 470.318, 07.05.1998).

U heeft steeds het recht om zélf de kopie te maken en alles op de ‘meeneem-cd-rom’ te zetten.

Wat als de controleur de kopieën niet kan lezen op zijn kantoor? Als belastingplichtige bent u verplicht om uw geautomatiseerde gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm voor te leggen. De controleur kan u zelfs vragen om de bestands- en programmeringsbeschrijvingen, alsook de gebruikershandleidingen te mogen inkijken.

Wanneer een werknemer feitelijk meewerkt bij een onaangekondigde fiscale controle en nergens uit blijkt dat de werkgever dit verboden heeft, dan mag de fiscus redelijkerwijze veronderstellen dat die werknemer bevoegd is om zijn medewerking te verlenen, ook al heeft de werkgever daartoe geen schriftelijke volmacht gegeven (Cass., 25.01.2019, F.17.0039.N).

U werkt het best een procedure uit voor wat er moet gebeuren als er een onaangekondigde fiscale controle plaatsvindt op het moment dat de bedrijfsleider niet in het bedrijf aanwezig is en niet bereikbaar is. Zet die afspraken (bv. een verbod van elke medewerking) het best op papier.

 

3. In welke lokalen mag uw controleur binnen?

3.1. Mag hij enkel in uw beroepslokalen binnen?

U moet als belastingplichtige aan de fiscus vrije toegang verlenen tot de beroepslokalen en tot de andere plaatsen waar er beroepsactiviteiten verricht worden of vermoedelijk verricht worden, zelfs indien u er geen eigenaar van bent (art. 319 WIB 92).

Inzake de btw gelden er hiervoor gelijkaardige bepalingen als inzake de directe belastingen (art. 63 W.Btw).

 

3.1.1. Wat wordt er beschouwd als een beroepslokaal?

Beroepslokalen zijn dus plaatsen waar er economische activiteiten uitgeoefend worden, zoals:

·         fabrieken;

·         werkplaatsen;

·         werkhuizen;

·         magazijnen;

·         bergplaatsen en garages;

·         terreinen die dienst doen als werkplaats, werkhuis of opslagplaats van voorraden;

·         winkels;

·         kantoren.

Met beroepslokalen bedoelt men ook de plaatsen waar u tijdelijk een beroepswerkzaamheid uitoefent, zoals:

·         plaatsen waar goederen geladen, gelost of geleverd worden;

·         vertrekken of terreinen die tijdelijk ter beschikking staan van een of meerdere personen om er in hoofdzaak of bijkomstig enige beroepswerkzaamheid uit te oefenen;

·         gebouwen van alle aard, bewoond of niet, waarin een of meerdere personen enige beroepswerkzaamheid uitoefenen of van wie men vermoedt dat ze die uitoefenen.

Ook het bijwerken van de boekhouding wordt door de fiscus beschouwd als het uitoefenen van een beroepswerkzaamheid, waardoor ook deze lokalen het voorwerp kunnen uitmaken van het bezoekrecht.

 

3.1.2. Is een ‘werf’ een beroepslokaal?

Ja. Een werf is een beroepslokaal als er wel degelijk een economische activiteit op uitgeoefend wordt.

 

3.1.3. Is uw bedrijfswagen een beroepslokaal?

Naast het recht om gebouwen te bezoeken, heeft de fiscus ook het recht om uw vervoermiddelen te controleren. Op dat vlak bevat de wetgeving geen enkele beperking. De ambtenaren mogen dus ook de vrachtwagens, fietsen en bromfietsen onderzoeken. Ook uw beroepsmatig gebruikte personenwagen valt onder het fiscale bezoekrecht. Vereist is wel dat u de voertuigen geheel of gedeeltelijk beroepsmatig gebruikt.

De controleur kan bv. de kilometerstand van het voertuig noteren.

In die voertuigen mag de controleur dan ook alle documenten inkijken die zich aan boord bevinden, zoals de tachograafschijf, leveringsbonnen, contracten e.d.

 

3.1.4. Is de bedrijfswagen van uw werknemers een beroepslokaal?

De fiscus mag ook kijken in de bedrijfswagens die u ter beschikking stelt van uw personeel voor beroepsmatig gebruik.

 

3.2. Mag hij ook in uw privéwoning binnen?

Het bezoekrecht is in principe beperkt tot de beroepslokalen. In uw zuivere privévertrekken, zoals uw keuken en uw living, mag de controleur niet komen tenzij u in deze ruimtes ook duidelijk uw beroepsactiviteit uitoefent.

Enkel onder strikte voorwaarden mag het toegangsrecht ook uitgeoefend worden in privéwoningen waarin u een beroepsactiviteit uitoefent. Dan is er echter wel een machtiging van de politierechter vereist (Comm. IB 319/8) en is de toegang door de ambtenaren enkel mogelijk tussen 5 uur ’s ochtends en 9 uur ’s avonds. Of u al dan niet eigenaar bent van deze particuliere ruimte, heeft geen enkel belang.

De rechter vond dat de controleur zonder machtiging van de politierechter de privéwoning binnen mocht omdat die woning in werkelijkheid als beroepslokaal dienst deed. In dit dossier kan de btw-controleur via een openstaande deur bij een autohandelaar vaststellen dat de privéwoning van de zaakvoerder ook gebruikt werd als opslagplaats voor wagens. Er bevonden zich wel degelijk auto’s in het pand waardoor het in feite geen privéwoning meer was. In dat geval moet u de fiscus logischerwijze wel binnenlaten (rb. Bergen, 22.12.2010).

Let dus op als bv. uw bureau met uw boekhouding zich in uw privéwoning bevindt (ongeacht of deze woning in uw vennootschap zit), want dan is dat gedeelte in feite geen echte privéwoning meer, maar een beroepslokaal. Daar moet u uw controleur wel toegang toe verlenen als hij de politiemachtiging voorlegt. De machtiging van de politierechter is trouwens ook vereist als de controleur zelf ‘actief’ op zoek wil gaan naar bv. beroepsmatig gebruikte lokalen die u zelf niet als dusdanig opgegeven heeft.

Onthoud ook dat een controleur niet spontaan de deur van een privéruimte mag opentrekken als hij vermoedt dat u deze ook beroepsmatig gebruikt. Het toegangsrecht is geen recht tot huiszoeking. Ook de rechter bekijkt het bezoekrecht beperkend (rb. Hasselt, 17.11.2010). Laat u de controleur binnen in een privélokaal om uw boeken in te kijken, dan mag hij enkel dat doen en geen andere vaststellingen doen.

 

3.3. Wat als u een ‘gemengd’ pand heeft (u heeft bv. een bureau in uw privéwoning, u ontvangt klanten in uw living, ...)?

Een kantoor behoudt zijn beroepsmatige karakter wanneer het deel uitmaakt van een woonhuis.

Tip. Vermijd zeker een vermenging van de beroepsmatig gebruikte ruimtes en uw privéwoning. Zo niet moet u de controleur ook in uw privévertrekken toelaten!

 

3.3.1. Mag de controleur door privévertrekken passeren om bij een beroepsmatig gebruikte ruimte te geraken?

Ja. Uw controleur mag bv. door uw living wandelen op weg naar uw bureau.

 

3.3.2. Mag de controleur de deur van een privéruimte opentrekken omdat hij vermoedt dat u deze ook beroepsmatig gebruikt?

 

Neen! Dat mag hij niet. Het toegangsrecht is geen recht tot huiszoeking. Als u zelf die privéruimtes niet als beroepsmatig opgegeven heeft, blijven zij beschermd als zijnde private ruimtes.

3.3.3. Mag de controleur in uw privégarage binnen omdat u daarin uw bedrijfswagen parkeert?

Als de controleur u vraagt of hij in de bedrijfswagen mag kijken en die op dat moment in uw garage staat, kunt u moeilijk weigeren...

 

4. Wat gebeurt er als uw controleur onverwachts langskomt terwijl u niet thuis bent?

Wanneer ambtenaren zich aandienen voor een controle en u als bedrijfsleider niet aanwezig bent, kan de controle niet plaatsvinden en zullen de ambtenaren later moeten terugkomen. De fiscus kan dus geen beroep doen op politiediensten om zichzelf toegang te verlenen tot de gebouwen. Artikel 319 WIB 92 stelt immers dat “elke natuurlijke persoon en elke rechtspersoon vrije toegang moet verlenen aan de fiscus tot de beroepslokalen”.

De (onverwachtse) belastingcontrole moet dus noodgedwongen gebeuren in aanwezigheid van de natuurlijke persoon, bv. de handelaar of de vrije beroeper, of in aanwezigheid van de gemachtigde van de vennootschap, zoals de zaakvoerder (parl. vr. nr. 164, Van Kessel, 11.02.1999).

Voor een controle door de btw-ambtenaren geldt hetzelfde.

 

5. Mag uw controleur vragen stellen aan uw personeel?

 

5.1. Mag uw controleur inlichtingen vragen aan uw personeel? Wat mag hij wel of niet vragen?

Uw personeel mag niet zonder uw toestemming ondervraagd worden door de fiscus. Een controleur kan altijd langskomen en met uw personeelsleden beginnen te praten over ‘koetjes en kalfjes’. Hij probeert om zo bv. te weten te komen of het personeel al eens een extraatje krijgt. Mag dat wel?

Dit mag uiteraard, maar een controleur mag uw personeelslid in het kader van zijn bezoek nooit onmiddellijk dwingen tot het beantwoorden van mondelinge vragen. U kunt uw personeel dus opdragen om geen vragen van de fiscus te beantwoorden. Wanneer hij toch antwoorden wil afdwingen, moet de controleur overstappen op de procedure van het ‘horen van derden’.

Dit ‘horen van derden’ mag slechts gebeuren door een ambtenaar bekleed met minstens de graad van adviseur. Er moet ook een verslag van het verhoor opgemaakt worden en dit moet ondertekend worden door de ondervraagde.

 

5.2. Mag uw controleur aan uw werknemers vragen om hem uw boekhouding mee te geven?

Neen. Naar aanleiding van een controle kan de fiscus uw werknemer niet verplichten om de boekhouding geheel of gedeeltelijk mee te geven.

Indien een werknemer zonder instemming van zijn werkgever fiscaal gezien gevoelige documenten meegeeft, verzamelt de controleur zijn bewijzen op een ongeldige manier. Een taxatie gebaseerd op ongeldig verkregen bewijsmateriaal is niet correct.

Voorbeeld

Twee btw-controleurs hadden bij een bakker vastgesteld dat hij in het zwart grondstoffen aangekocht had bij firma R. De controleurs hadden de precieze gegevens hierover gevonden bij een softwarebedrijf dat een boekhoudpakket verzorgde voor de bakker. Bij deze softwarefirma hadden ze alle zwarte leveringen van R. teruggevonden.

De zaak belandde voor het hof van beroep (Antwerpen, 31.05.1999). Volgens de bakker waren de inlichtingen onrechtmatig verkregen. Waarom? Omdat niet de zaakvoerder van het softwarebedrijf, maar een werknemer de btw-controleurs aan de nodige informatie geholpen had. Deze werknemer had bepaalde informaticabewerkingen uitgevoerd en kopieën meegegeven. De Btw riep verwonderd het Btw-Wetboek in: “Eenieder is gehouden om op ieder verzoek van de ambtenaren [...] mondeling of schriftelijk alle inlichtingen te verschaffen die hem gevraagd worden” (art. 62, §1 W.Btw).

Volgens de rechter werd de informatie inderdaad onrechtmatig verkregen. Nergens blijkt immers dat de zaakvoerder toestemming gegeven had aan de werknemer om deze ‘gevoelige’ informatie zomaar mee te geven. Bijgevolg had de fiscus op een ongeldige manier bewijzen verzameld.

Bij afwezigheid van de zaakvoerder kan er dus eigenlijk geen controle plaatsvinden. Wel wordt er aanvaard dat er bepaalde vaststellingen kunnen gebeuren (bv. het tellen van de aanwezige voorraad).

 

6. Mag de controleur uw kassa inkijken of zelfs afkloppen?

6.1. Moet u uw kassarollen voorleggen?

De controleur kan in bepaalde gevallen uw kassarollen opvragen, met name wanneer de kassarollen in de boekhouding de aard hebben van ‘boeken en bescheiden’ die noodzakelijk zijn om de belastbare inkomsten te bepalen.

 

6.2. Wat als u forfaitair belast wordt?

Als u zelfstandige bent en voor het forfait kiest, wordt uw belastbare grondslag (art. 342 WIB 92) berekend op basis van uw aankopen (uw inkomende facturen) en niet op basis van uw gerealiseerde verkopen.

Als u als zelfstandige de toelating gekregen heeft om op een forfaitaire manier belast te worden, dan is er geen enkele wettelijke basis die eist dat u uw kassarollen moet bijhouden. Dat forfait komt immers in de plaats van de werkelijke dagontvangsten.

Voor heel wat zelfstandigen heeft de Btw forfaits uitgewerkt (bv. voor bakkers, slagers, kruideniers, kappers, frituuruitbaters, cafés, schoenwinkels e.d.). Een forfaitair belaste caféhouder heeft dus het recht om zijn telbanden in de vuilbak te kieperen. Hij hoeft dus helemaal niets bij te houden.

Let op! Als de belastingcontroleur echter kan bewijzen dat u in werkelijkheid meer ontvangsten genoten heeft dan de winst die uit het forfait voortvloeit, zal hij proberen om uw boekhouding te verwerpen en die hogere ontvangsten te belasten.

Wordt u niet volgens het forfait belast, maar op basis van de werkelijke dagontvangsten en heeft u een kasregister in gebruik om die bij te houden, dan zal u inderdaad de telbanden moeten tonen aan de controleambtenaren. Doet u dat niet, dan kan men u een administratieve boete opleggen.

Tip 1. U kunt evengoed werken met een dagboek ( ‘verkoop per verkoop’ noteren, alleen de dagtotalen is onvoldoende) en een schuif. Misschien voelt u zich daar beter bij dan bij een alles noterend, gesofisticeerd kasregister.

Let op! Zit u in een professionele vennootschap, dan kunt u inzake de directe belastingen in principe geen forfait aannemen. Een professionele vennootschap wordt immers belast op haar werkelijke ontvangsten, zelfs indien de btw-controle een forfaitair systeem aanvaardt. Als u de kassarollen van uw vennootschap toch bijgehouden heeft, kan de belastingcontroleur die telbanden opvragen en onderzoeken. Als de belastingcontroleur uit die kassarollen een hogere omzet afleidt dan het bedrag dat u aangegeven heeft, zal hij u op die meeromzet belasten.

Tip 2. Een gouden raad is dus: als u forfaitair belast wordt, houd uw kassarollen dan gewoonweg niet bij en gooi ze meteen in uw papiermand. Doe dit consequent. Als de opsporingsdiensten u immers onverwachts een bezoek brengen en zij vaststellen dat u een kasregister heeft en de kassarollen toch bijhoudt, dan zal u ze ook moeten voorleggen, met alle mogelijke gevolgen van dien.

U moet m.a.w. geen kassarollen bijhouden, maar als u het toch doet, dan moet u ze ook voorleggen als de controleur erom vraagt.

 

6.3. Mag u uw kassarollen digitaal bewaren?

Een zelfstandige die volgens het dagontvangstensysteem werkt (en dus niet forfaitair belast wordt), is in principe verplicht om de dagontvangsten te staven met bv. kastickets, kassarolletjes, telbanden, enz.

Als u met een kasregister werkt, mag u ervoor kiezen om de gegevens ervan uitsluitend digitaal te bewaren. U bent dan verlost van alle papieren rompslomp. Als u voor die digitale bewaring kiest, dan hoeft u niet langer de zgn. kassarolletjes (bv. de Z-totalen per dag) bij te houden. Een doorsneehandelaar heeft immers al snel enkele dozen nodig om al die kassarolletjes te kunnen bewaren. Een cd-rom of een usb-stick volstaat dan en die neemt bovendien minder plaats in!

 

6.4. Kan uw controleur eisen dat u hem een kopie van de cd-rom met de gegevens meegeeft?

Ja. Een digitaal systeem dat aan dergelijke strenge voorwaarden moet voldoen is een ideaal controle-instrument.

Bij handelaars van wie de omzet bepaald wordt door voornamelijk dagontvangsten, zal de fiscus zijn controle net toespitsen op het dagontvangstenboek en de onderliggende documenten (de tickets e.d.). Er is bovendien een heel verschil (vooral qua tijd) tussen het natellen van de diverse controlebanden en het snel opvragen van digitale gegevens.

 

6.5. Kan uw controleur eisen dat u hem in detail de werking van uw elektronische kassa uitlegt?

Ja. Uw controleur kan u vragen hoe uw kassasysteem werkt.

6.6. Mag uw controleur zelf bv. bewerkingen uitvoeren op uw elektronische kassa?

Neen. De controleur mag zelf geen handelingen uitvoeren op uw elektronische kassa. Hij moet u steeds vragen of u die bepaalde bewerking wilt uitvoeren. Hij mag u dus wel instructies geven over wat u moet doen, maar zelf mag hij de kassa niet aanraken!